Nel panorama aziendale odierno, l’efficienza e il successo di un’azienda dipendono in larga misura dalla gestione accurata dei suoi processi interni. Mentre i ruoli di front office, come vendite e assistenza clienti, sono spesso al centro dell’attenzione, è fondamentale riconoscere l’importanza cruciale di un professionista che agisce dietro le quinte: stiamo parlando dell’impiegato back office, dal cui lavoro dipende il corretto funzionamento dell’intera macchina aziendale.
In questo articolo tracciamo l’identikit dell’impiegato back office: cosa fa, quali requisiti deve avere e quali sono le prospettive sul mercato del lavoro.
Impiegato back office: mansioni e ruolo
L’impiegato back office, termine preso in prestito dalla locuzione inglese “back office” che letteralmente significa “dietro l’ufficio”, ha origini negli anni Settanta, quando le aziende iniziarono a suddividere la propria struttura organizzativa in due parti: da un lato il personale addetto alla gestione diretta dei clienti (front office) e dall’altro coloro che si occupavano degli aspetti amministrativi e finanziari (back office).
Ma quali sono le mansioni dell’impiegato back office, in sostanza? Le attività del back office sono principalmente orientate alla gestione amministrativa e finanziaria di un’azienda, al fine di assicurare la stabilità economica dell’impresa. Oltre a ciò, il back office svolge un ruolo cruciale anche dal punto di vista delle risorse umane, gestendo i contratti di lavoro, stipulando accordi commerciali e occupandosi di tutte le pratiche burocratiche necessarie.
Le attività del back office sono estremamente variegate. Tra le principali rientrano la gestione della segreteria, la contabilità, gli acquisti e le vendite. In particolare, l’Impiegato Back Office si occupa di:
- gestire il flusso delle email;
- preparare la corrispondenza;
- redigere offerte commerciali;
- registrare e archiviare i documenti;
- gestire gli ordini d’acquisto;
- ricercare e contattore con i fornitori;
- controllare i pagamenti.
Quindi, le mansioni dell’impiegato back office sono cruciali nel garantire il corretto funzionamento dell’azienda, fornendo supporto amministrativo e finanziario di base e contribuendo alla stabilità economica complessiva dell’organizzazione. Senza l’addetto al back office, l’azienda potrebbe trovarsi in difficoltà nella gestione di importanti processi interni e nella costruzione di relazioni solide con fornitori e clienti.
Le 5 competenze richieste all’impiegato back office
L’Impiegato back office è un professionista sempre più richiesto all’interno delle aziende. La sua importanza è in costante crescita poiché le sue competenze gli consentono di affrontare diverse attività, anche in ambiti diversi. Vediamo le soft skills principali da non dimenticare di evidenziare nella tua candidatura:
- buona conoscenza dell’informatica: necessaria per utilizzare i software di gestione aziendale. Un’ampia padronanza delle applicazioni informatiche consente di gestire in modo efficiente la documentazione, elaborare report, gestire il flusso delle email e svolgere altre attività amministrative e finanziarie;
- comunicazione ed empatia: anche se l’addetto al back office non è a contatto diretto con il pubblico, la comunicazione e l’empatia sono competenze fondamentali per gestire in modo fluido i processi aziendali e favorire la collaborazione tra colleghi e collaboratori;
- multitasking: le competenze organizzative sono un punto di forza per chi desidera svolgere questo lavoro. Non solo è necessario organizzare il proprio lavoro, ma anche quello degli altri, secondo gli obiettivi aziendali. Essere in grado di gestire queste dinamiche e di farlo mentre si svolgono altre mansioni è sicuramente un aspetto vantaggioso da evidenziare;
- competenze economico-amministrative: contrariamente alle aspettative, le competenze economico-amministrative sono una componente integrante del lavoro dell’addetto al back office. Questa competenza richiede conoscenze specifiche, sia tecniche che settoriali. L’esperienza professionale è fondamentale per acquisire tali competenze, ma anche corsi di specializzazione possono arricchire il tuo curriculum;
- conoscenza delle lingue straniere: la conoscenza delle lingue straniere è fondamentale se si desidera lavorare in grandi realtà aziendali. Essendo coinvolto nel reparto commerciale, potresti dover comunicare con clienti o forza vendita internazionale. Pertanto, se hai competenze linguistiche approfondite, mettile in evidenza nel tuo curriculum, poiché sarà un fattore di valore aggiunto.
Impiegato back office commerciale: il pilastro dell’organizzazione aziendale
Nel contesto aziendale, l’impiegato back office commerciale riveste un ruolo essenziale, essendo responsabile della verifica, del controllo e della gestione dei processi organizzativi legati alle vendite. La sua attività è di fondamentale importanza per il raggiungimento degli obiettivi di vendita e per l’efficienza complessiva dell’azienda in questo ambito.
Gli addetti al back office commerciale, e più in generale al back office, svolgono un lavoro che non è visibile direttamente ai clienti, ma che offre un supporto concreto ed indispensabile per il core business aziendale. Solitamente operando in sede, l’impiegato o l’impiegata back office commerciale fornisce un supporto al team di vendita, gestendo le richieste dei clienti e degli agenti commerciali, organizzando gli ordini e svolgendo attività di natura contabile.
Le aziende che operano a livello internazionale e che esportano beni o servizi spesso si avvalgono di agenti o collaboratori commerciali che si trovano al di fuori della sede principale, ovvero di un back office commerciale estero. In tal caso, l’impiegato back office commerciale avrà anche il ruolo di coordinare le risorse commerciali, e dovrà necessariamente avere una buona padronanza della lingua inglese o delle lingue parlate nei paesi di riferimento.
Oltre a queste responsabilità, l’Impiegato back office commerciale svolge altre attività chiave per il successo dell’azienda, tra cui la gestione degli archivi documentali, la preparazione di report sulle vendite e sulle performance aziendali, il monitoraggio delle scadenze e degli accordi contrattuali, nonché l’elaborazione e la tenuta di registri contabili. Inoltre, la sua capacità di organizzare, coordinare e comunicare efficacemente con i diversi attori interni ed esterni all’azienda è cruciale per garantire un flusso di lavoro ottimale e una gestione senza intoppi delle attività commerciali.
Front office e back office: le differenze tra le varie mansioni
In ogni azienda, di qualsiasi tipologia, è possibile distinguere i servizi di front office e back office. Vediamo le differenze tra i due.
Il front office ha un ruolo di interfaccia diretta con gli utenti. L’impiegato front office si occupa di interagire faccia a faccia con i clienti, operando presso sportelli o reception e svolgendo le attività precedentemente elencate. Le attività di front office si svolgono principalmente presso la reception dell’edificio, dove i clienti vengono accolti e indirizzati verso le risorse a cui sono interessati.
D’altra parte, l’impiegato back office opera all’interno dell’azienda, lontano dal contatto diretto con i clienti, ma svolge tutte le funzioni necessarie per il corretto funzionamento dell’azienda, incluso il supporto al front office. Al contrario di quest’ultimo, il back office, opera negli uffici interni dell’azienda.
I servizi di front office e back office sono distinti ma si integrano reciprocamente, essendo entrambi fondamentali per garantire il corretto funzionamento dell’organizzazione. Infatti, l’impiegata front office riceve gli ordini e le prenotazioni dai clienti, che successivamente vengono inviati all’impiegata back office che si occupa di elaborarli ed eseguirli.
In alcuni casi, le mansioni possono sovrapporsi, in quanto gli impiegati del front office devono avere una comprensione delle attività del back office e viceversa, al fine di rendere il lavoro di entrambi ancora più efficiente e sinergico.
Addetto back office: a quanto ammonta lo stipendio?
Se sei interessato a lavorare come impiegato back office, abbiamo buone notizie per te: questa figura professionale può trovare impiego in aziende di ogni settore, sia nel pubblico che nel privato.
La maggior parte dei contratti di lavoro sono a tempo indeterminato, anche se spesso l’ingresso nell’azienda avviene con un contratto a tempo determinato, con prospettive di assunzione stabile. È importante sottolineare che il back office riveste un ruolo economicamente significativo: spesso è proprio grazie a questo reparto che si riescono a fatturare cifre considerevoli.
In generale, la retribuzione di un impiegato back office dipende dall’esperienza acquisita e dalle competenze possedute. Le posizioni “entry level” percepiscono uno stipendio di 20.000 euro all’anno, mentre i lavoratori con più esperienza guadagnano possono superare i 30.000 euro annui. È importante notare che esistono molte possibilità di crescita nella carriera di un Impiegato Back Office, che può raggiungere compensi molto più elevati in tempi relativamente brevi.
Ora che hai una panoramica completa sull’impiegato back office, perché non cogli l’opportunità di candidarti a una delle nostre offerte di lavoro? Non vediamo l’ora di conoscerti e valutare il tuo potenziale.
