Può sembrare un controsenso ma per molte persone sentire la pressione della scadenza che incombe e crea agitazione è l’unico modo per rendere di più a lavoro. Questo non sta a significare che in assenza di tempistiche prestabilite si è necessariamente poco produttivi anzi, nell’organizzazione del lavoro mostriamo tutti delle abilità importanti, ma siamo carenti a seguire i piani che noi stessi realizziamo, ritrovandoci a rimandare e a lasciare il da fare da recuperare all’ultimo secondo. Così finiamo per saltare le pause pranzo o l’ora di svago in palestra, perché abbiamo qualche compito urgente da finire.
Tutto questo ci stressa. Nel lungo periodo questa modalità potrebbe diventare dannosa, oltre che pericolosa se consideriamo i danni a sfavore della qualità del lavoro eseguito. Allora come si può rendere di più a lavoro, evitando di incappare in un esaurimento nervoso lungo il percorso?
Rendere di più a lavoro impostando una scadenza per ogni compito
Se non definiamo aprioristicamente un limite temporale per completare un compito, tenderemo ad utilizzarne quanto più possibile valicando ogni limite. Tuttavia usare tutto il tempo non consequenzialmente ci è d’aiuto perchè, mentre che, dopo tante ore, abbiamo concluso un compito, saremo già in ritardo per il successivo. Nell’istante in cui fissiamo una scadenza, invece, iniziamo a percepire la tensione che ci spinge a portarlo a termine prima del tempo (o, in ogni caso, entro il limite che abbiamo programmato), raggiungendo la possibilità di lavorare più rapidamente e utilizzando tutte le nostre capacità, quindi, in modo efficace.
Impostare una deadline ci permette anche di entrare nel flusso (flow), uno stato mentale (una sorta di trance) in cui siamo così immersi in un’attività che non facciamo caso a nient’altro. Siamo completamente assorbiti nell’azione e perdiamo la consapevolezza di tutte le altre cose: tempo, persone, distrazioni e persino esigenze fisiologiche. Entriamo nel flow quando impostiamo degli obiettivi chiari, stimolanti ed ottenibili.
Frammentare il progetto
Quando si inizia un nuovo progetto può accadere di sentire un po’ di demoralizzazione iniziale. Ci troviamo dinnanzi ad una sfilza di faccende da fare e la consegna è ancora molto lontana. Ancor peggio se si tratta di compiti nuovi, mai realizzati in precedenza. Ecco quindi che ci sentiamo molto pigri e crediamo che iniziare il progetto non ne valga la pena, perché il riconoscimento arriverà solo alla fine, dopo tutto il lavoro. Questo potrebbe anche indurre a procrastinare l’incarico rendendolo ancora più pesante da svolgere.
Se invece riuscissimo a raggiungere una gratificazione più volte, anzichè ridurla ad un’unica finale, probabilmente ci sentiremmo energizzati e motivati a lavorare sodo e più velocemente. Proprio su queste premesse si è basata un’analisi di Harvard, che ha evidenziato come percepire un senso di “progresso”, grande o piccolo che sia, mentre si svolge il proprio lavoro, rafforzi motivazione, emozioni e addirittura la percezione della giornata lavorativa stessa. Più viene percepito l’avanzamento, più si diventa produttivi.
La conclusione, quindi, è quella di suddividere il progetto in porzioni più piccole in modo da perseguire un obiettivo, o anche più di uno, in un giorno, anzichè raggiungerne solo uno in un lasso di tempo maggiore. Un po’ come spezzettare un boccone troppo grande e gustarlo gradualmente.
Individuare gli orari di maggior rendimento
Ognuno di noi ha un diverso ritmo psicologico e biologico. Vi sono momenti in cui siamo più svegli e ci sentiamo più motivati. Osservatevi per qualche giorno per individuarli. È essenziale conoscere quali sono gli orari di maggior rendimento. Una volta stabiliti i vostri momenti di intensa energia, avrete già compiuto un enorme passo in avanti. Ciò che occorre fare successivamente è programmare i compiti più articolati per completarli in questi lassi di tempo. Si tratta di una delle strategie più efficaci per rendere di più a lavoro. Mantenere la concentrazione per molto tempo è innaturale. Difatti abitualmente un individuo riesce a rimanere concentrato per 20, massimo 25 minuti prima che la sua mente inizi a distrarsi. Per incrementare l’efficienza si può dunque lavorare per 25 minuti e riposare per altri 5.
Anticipare il lavoro
Ogni tanto capita di concludere anticipatamente il lavoro programmato e di ritrovarsi senza nulla da fare. Non molto spesso, a dire il vero, ma accade. La grande tentazione è quella di prendersi una lunga pausa fino al termine della giornata e, a volte, è la cosa migliore da fare. Ma se la giornata non è stata particolarmente ardua e sai già che quelle successive saranno molto impegnative e dense di cose da fare, portarsi avanti con il lavoro non sarà altro che una saggia decisione.
Anziché sprecare del tempo prezioso quando se ne ha molto a disposizione, occorre cercare di guadagnarne per quelle situazioni in cui servirà davvero: in questo modo sarà possibile terminare compiti più complessi con maggiore rilassatezza, faticando molto meno del previsto, senza arrivare a consegnare i progetti all’ultimo.
Curare il corpo e la mente
Per rendere di più a lavoro occorre necessariamente combattere lo stress accumulato durante la giornata. Per ottenere una buona condizione psico-fisica bisogna ridurre i carichi e le pressioni ad intervalli programmati. Fare attività sportiva al termine della giornata o in pausa pranzo, mangiare sano e con regolarità, uscire con colleghi o amici senza tornare a casa ad orari critici, ascoltare musica, leggere o guardare dei film sono tutti modi eccellenti per ripristinare le energie e svagarsi. In altre parole: creare degli spazi di evasione dal lavoro per dedicare del tempo a tutto quello che genera benessere è importante almeno quanto organizzare temporalmente la gestione degli impegni lavorativi.
