Smart Working: ecco cosa prevede realmente la legge

Cos’è questa parola anglofona che vediamo scritta ovunque in questo periodo di emergenza? Partiamo da una definizione, quella corretta:

per Smart Working si intende una modalità di lavoro flessibile, in cui il concetto di luogo di lavoro perde il ruolo di centralità, applicabile sia ad un contratto a tempo indeterminato che a termine, anche in somministrazione mediante un accordo intenzionale tra le parti concordato in  forma scritta, dal quale si può arretrare nei termini stabiliti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. 

Se per molti può sembrare una  modalità futuristica lontana anni luce dal nostro presente, altri, da diversi anni, stanno già operando in tal senso. La possibilità di gestire il proprio tempo in totale autonomia e di rientrarne in possesso sono due dei vantaggi principali che hanno incentivato milioni di persone in tutto il globo ad  adottare questa misura.

Anche l’opportunità di svincolarsi dalla fisicità degli spazi è un notevole beneficio, soprattutto per chi risiede lontano dalla sede di lavoro. La comodità di lavorare stando seduti sul proprio divano in orari fuori dagli standard – diverse persone hanno scoperto  di essere più produttive di notte che di giorno, lontane dalle molteplici distrazioni diurne – non ha eguali in termini di produttività.

La flessibilità pertanto è la peculiarità rudimentale del lavoro agile, sia in termini di spazio che in termini di tempo. In questo periodo storico possiamo perciò affermare che l’astrazione raggiunge un livello avanzato.

C’è un quesito però che probabilmente, arrivati a questo  punto, vi starete ponendo:

I datori di lavoro come fanno ad essere sicuri che i propri collaboratori stiano realmente lavorando?

La risposta è molto più intuitiva di come appare e si può riassumere in una semplice parola: risultati.

I risultati, in qualsiasi circostanza, sono il prodotto  di una o più azioni. Per verificare la validità dell’operato bisogna far fede al risultato che consegue, un esito che in una seconda istanza sarà in grado di definirsi poi positivo o negativo a seconda dell’efficacia della prestazione.

Un datore di lavoro che è intento ad adottare la modalità Smart Working all’interno della propria organizzazione non ricompensa i collaboratori in conformità alle ore lavorate ma, contrariamente dalle consuete convenzioni contrattuali, li premia considerando i risultati raggiunti. Dunque egli assegna degli incarichi che devono essere completati entro un termine prefissato (solitamente, nel caso di lavoratori dipendenti la data è di un mese affinché la retribuzione possa avere cadenza mensile come nei normali  lavori).

Ovviamente, prima ancora dell’efficienza, è bene sottolineare l’imprescindibilità della fiducia che riveste un ruolo essenziale per l’adozione della presente modalità lavorativa. Difatti non può sopravvivere alcuna collaborazione a distanza in assenza di questo presupposto poiché senza la supervisione fisica si  rischia facilmente di imbattersi in ritardi di consegne o in spiacevoli conseguenze economiche.

Al di là della comodità e dei vantaggi che produce, lo smart working diviene essenziale in circostanze come quella che stiamo vivendo in Italia ed in tutto il mondo.

Smart Working ai tempi del Coronavirus

Mai come adesso, lo Smart Working è indispensabile. Al fine di tutelare la propria salute, quella dei propri cari e scongiurare il rischio di ulteriori contagi, questa modalità di lavoro può rivelarsi davvero indispensabile.

Come evidenzia Mariano Corso,  Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano «Lo Smart Working non può essere la soluzione per  “bloccare” l’epidemia ma, con l’impegno di tutti, può rappresentare una misura per ridurre rischi, attenuare disagi e contenere gli enormi  danni economici e sociali che questa emergenza rischia di causare. I lavoratori, e soprattutto coloro che sono già Smart Workers, devono  restituire il credito di fiducia dimostrando autonomia, impegno e senso di responsabilità».

Dunque dopo l’esperimento di Smart Working  della Cina, adesso anche in Italia si ricorre quasi all’unanimità a questa modalità, che grazie ad un decreto attuativo approvato d’urgenza, è  applicabile da subito, anche in assenza di un accordo preventivo con i collaboratori. Infatti fino al 31/07/2020 è possibile attivare lo Smart Working  con procedura semplificata su tutto il territorio nazionale.

La nuova indicazione prevista dal Governo (D.P.C.M. 1° marzo 2020), amplia  quanto già previsto con i D.P.C.M. 23 e 25 febbraio scorso. Infatti, a differenza da questi ultimi, viene allargata la modalità semplificata a tutte le aziende, indipendentemente dal fatto che siano localizzate nelle Regioni maggiormente colpite dal contagio (Emilia Romagna, Friuli  Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria).

Ai fini dell’attivazione, ecco la modulistica da utilizzare:

• un abbozzo di comunicazione unilaterale al lavoratore di inizio dello smart-working, da inviare al collaboratore;
• un documento di autodichiarazione di avviso di  attuazione di smart-working per motivi emergenziali.

Inizialmente entrambi i modelli dovevano essere annessi alla comunicazione  telematica obbligatoria, prevista sul portale del Ministero del Lavoro. Ad oggi invece, accedendo alla piattaforma, viene richiesto soltanto l’invio di un file formato Excel scaricabile direttamente accendo al seguente link.

Detta comunicazione dovrà essere effettuata, entro il giorno antecedente a quello di inizio della prestazione agile (art. 9-bis DL 510/1996). La mancata comunicazione comporterà una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore.

Una volta iniziato lo Smart Working, l’organizzazione potrà registrare, nel Libro Unico del  Lavoro (LUL), le giornate smart (svolte fuori dai locali aziendali), indentificandole con un codice differente (esempio, P di presenza,  accompagnato da SW che segnala la prestazione smart).

Di seguito elenchiamo qualche punto dell’informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile ai sensi dell’art. 22, comma 1, L. 81/2017 in materia di sicurezza sul lavoro:

1. Il datore di lavoro garantisce la sicurezza e la salute del lavoratore, che svolge la performance in modalità di lavoro agile, e a tal fine recapita al collaboratore e al rappresentante dei  lavoratori per la sicurezza, con ricorrenza almeno annuale, una relazione scritta, nella quale sono indicati i rischi generali e i rischi  specifici relativi alla particolare modalità di realizzazione del rapporto di lavoro.
2. Il lavoratore è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali.

Ora qualche punto della suddetta informativa in materia di obblighi dei lavoratori:

1. Ogni lavoratore deve prendersi cura della propria salute e sicurezza e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro, su cui ricadono gli effetti delle sue azioni o omissioni, conformemente alla sua formazione, alle istruzioni e ai mezzi forniti dal datore di lavoro.
2. I lavoratori devono in particolare:

• • contribuire, insieme al datore di lavoro, ai dirigenti e ai preposti, all’adempimento degli obblighi previsti a tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro;
  • osservare le disposizioni e le istruzioni impartite dal datore di lavoro, dai dirigenti e dai preposti, ai fini della protezione collettiva ed individuale;
  • utilizzare correttamente le attrezzature di lavoro, le sostanze e i preparati pericolosi, i mezzi di trasporto, nonché i dispositivi di sicurezza; 
  • utilizzare in modo appropriato i dispositivi di protezione messi a loro disposizione; 
  • segnalare immediatamente al datore di lavoro, al dirigente  o al preposto le deficienze dei mezzi e dei dispositivi di  cui alle lettere c) e d), nonché qualsiasi eventuale condizione  di pericolo di cui vengano a conoscenza, adoperandosi direttamente,  in caso di urgenza, nell’ambito delle proprie competenze e possibilità e fatto salvo l’obbligo di cui alla lettera f) per  eliminare o ridurre le situazioni di pericolo grave e incombente, dandone notizia al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza; 
  • non rimuovere o modificare senza autorizzazione i dispositivi di sicurezza o di segnalazione o di controllo; 
  • non compiere di propria iniziativa operazioni o manovre che non sono di loro competenza ovvero che possono compromettere la sicurezza propria o di altri lavoratori; 
  • partecipare ai programmi di formazione e di addestramento organizzati dal datore di lavoro; 
  • sottoporsi ai controlli sanitari previsti dal D. Lgs. 81/2008 o comunque disposti dal medico competente. 

Per maggiori approfondimenti leggi la Proposta per la misura agevolativa sullo Smart Working

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